So erhalten Sie eine ITIN-Nummer als nicht ansässiger Ausländer

Last Updated on 29 Februar 2024 by Marco

Die US-Steuerbehörde (Internal Revenue Service) vergibt individuelle Steuerzahler-Identifikationsnummern (Individual Taxpayer Identification Numbers, ITINs) an Personen, die in den Vereinigten Staaten steuerpflichtig sind, aber nicht die Voraussetzungen für eine Sozialversicherungsnummer erfüllen.

Als nicht ansässiger Ausländer, der in den USA steuerpflichtig ist, ist die Beschaffung einer ITIN von entscheidender Bedeutung, um die IRS-Vorschriften einzuhalten und mögliche Probleme bei der Steuererklärung zu vermeiden.

In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über die Beantragung einer ITIN wissen müssen, bevor die Steuersaison beginnt – von den Voraussetzungen für die Beantragung bis hin zur schrittweisen Anleitung für das Antragsverfahren.

Wir geben Ihnen auch Tipps, wie Sie Ihre ITIN-Genehmigung beschleunigen können, damit Sie Ihre Steuererklärung rechtzeitig einreichen können.

Warum gebietsfremde Ausländer ITINs benötigen

Nicht ansässige Ausländer benötigen ITINs aus mehreren wichtigen Gründen:

• Anforderungen an die Bundessteuererklärung: Wenn Sie als nicht in den USA ansässiger Ausländer Einkommen erzielen, müssen Sie eine Steuererklärung abgeben und dieses Einkommen dem IRS melden. Eine ITIN dient als Ihre Identifikationsnummer auf den US-Steuerformularen.
• Steuerabzüge und Erstattungen: US-Zahler sind oft verpflichtet, Steuern von Zahlungen an ausländische Personen einzubehalten. Um die Vorteile von Steuerabkommen in Anspruch zu nehmen und eventuelle Rückerstattungen zu erhalten, benötigen Sie eine ITIN.
• Eröffnung eines US-Bankkontos: Zwar verlangen nicht alle Banken eine ITIN, um ein Konto zu eröffnen, aber eine ITIN zu haben, macht die Identifizierung wesentlich einfacher.

Ohne eine ITIN riskieren Sie Strafen, Verzögerungen beim Erhalt von Erstattungen oder Probleme bei der Eröffnung eines Bankkontos.

ITIN-Antragsberechtigung

ITINs sind für alle nicht ansässigen Ausländer erhältlich, die eine Bundessteuererklärung abgeben oder abgeben müssen.

Inhaber von Studentenvisa, wie F-1 oder J-1 Teilnehmer, sind in der Regel qualifiziert, wenn sie:

• Einkommen aus Jobs auf dem Campus
• Stipendien und Zuschüsse, die die qualifizierten Ausbildungskosten übersteigen
• Einkommen aus Praktika oder OPT

Sie sollten eine ITIN beantragen, sobald Sie wissen, dass Sie in den USA steuerpflichtig sein werden.

Der IRS stellt ITINs jedoch nur dann aus, wenn Sie einen unmittelbaren Bedarf haben, z.B. wenn Sie eine Steuererklärung für das laufende Jahr einreichen.

Wann Sie eine ITIN vor der Steuersaison beantragen sollten

Die Beantragung einer ITIN vor der Steuersaison (1. Januar bis 15. April) ist aus zwei Gründen wichtig:

1. Längere Wartezeiten: Die Bearbeitung von ITIN-Anträgen, die während der Steuersaison eingereicht werden, kann aufgrund des hohen Aufkommens über 6 Monate dauern. Eine frühzeitige Beantragung vermeidet diese Verzögerungen.
2. Einhaltung der Steuerfrist: Wenn Sie zu lange warten und bis zum 15. April keine ITIN haben, können Sie Ihre Steuererklärung nicht mehr rechtzeitig einreichen und riskieren Strafen.

Wir empfehlen, Ihren ITIN-Antrag bereits im September oder Oktober einzureichen.

So hat das Finanzamt ausreichend Zeit, Ihren Antrag zu bearbeiten, und Sie erhalten Ihre ITIN rechtzeitig vor dem großen Ansturm der Steuersaison.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Beantragung einer ITIN

Befolgen Sie diese wichtigen Schritte, um Ihre ITIN erfolgreich zu beantragen und zu erhalten, bevor die Steuersaison beginnt:

Schritt 1: Füllen Sie das Formular W-7 aus

• Das Formular W-7 ist das offizielle ITIN-Antragsformular. Wir empfehlen Ihnen, es online auszufüllen, bevor Sie eine physische Kopie ausdrucken.
• Wenn Sie nach einer beigefügten Steuererklärung gefragt werden, geben Sie das Formular 1040-NR an. Sie müssen noch keine Steuererklärung einreichen, um eine ITIN zu beantragen.

Schritt 2: Bereiten Sie Dokumente zur Identität und zum ausländischen Status vor

Legen Sie beglaubigte Kopien von Dokumenten bei, die Ihren ausländischen Status und Ihre Identität belegen, wie z.B.:

• Reisepass: Es muss sich um einen gültigen, noch nicht abgelaufenen Reisepass handeln. Dieser bestätigt sowohl die Identität als auch den ausländischen Status.
• Visadokumente, wie z.B. DS-2019, I-20 und I-797, für Inhaber eines Visums
• I-94 Reisedokument

Bringen Sie Ihre Dokumente zu einem Beglaubigungsdienst, um Ihre Kopien beglaubigen zu lassen. Vermeiden Sie die Einsendung der Originale.

Schritt 3: Vervollständigen Sie die Zertifizierung durch eine dritte Partei

Für Ihr W-7 benötigen Sie eine Bescheinigung von einer dritten Partei, die bestätigt, dass Ihre Dokumente Ihre Identität belegen.

Folgende Optionen sind möglich:

• Zertifizierende Akzeptanzstelle
• IRS-Zentrale für Steuerzahler
• US-Botschaft/Konsulat

Vereinbaren Sie rechtzeitig einen Termin, insbesondere während der Steuersaison.

Die Zertifizierung ist erforderlich, bevor Sie Ihren Antrag abschicken können.

Schritt 4: Senden Sie Ihren Antrag ab

Vergewissern Sie sich, dass Sie alles beigelegt haben:

• Ausgefülltes und unterschriebenes W-7-Formular
• Beglaubigte Dokumente zur Identität und zum ausländischen Status
• Bescheinigung einer dritten Partei über die Richtigkeit

Schicken Sie das vollständige Paket an:

Internal Revenue Service
Austin Service Center
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

Machen Sie Kopien für Ihre Unterlagen, bevor Sie sie abschicken.

Verwenden Sie verfolgte Post oder einen Kurier und lassen Sie sich die Zustellung bestätigen.

Beschleunigung Ihrer ITIN-Genehmigung

Da die Bearbeitungszeiten für ITINs sehr unterschiedlich sein können, von 6 Wochen in der Nebensaison bis zu 6 Monaten während der Steuersaison, ist es wichtig, dass Ihr Antrag nicht verzögert wird.

Befolgen Sie diese Tipps, um die Genehmigung zu beschleunigen:

• Überprüfen Sie die Richtigkeit des Antrags: Der Hauptgrund für Verzögerungen sind fehlerhafte oder unvollständige Anträge. Überprüfen Sie alles doppelt und dreifach, bevor Sie es einreichen.
• Legen Sie einen Rückumschlag bei. ITINs werden jetzt auf dem Postweg zugestellt. Legen Sie einen selbstadressierten und frankierten Rückumschlag bei, damit die IRS Ihre Dokumente problemlos zurücksenden kann.
• Nachfassen: Wenn Sie innerhalb der angegebenen Bearbeitungszeit keine Bestätigung erhalten, setzen Sie sich mit der IRS in Verbindung, um den Status des Antrags zu überprüfen.

Die Beantragung Ihrer ITIN vor der Hauptsaison erfordert eine gute Vorbereitung, vermeidet aber die üblichen Kopfschmerzen, die nicht ansässige Ausländer bei der Steuererklärung ohne ITIN haben.

Nutzen Sie diesen Leitfaden, um sicherzustellen, dass Ihre ITIN pünktlich genehmigt wird.

Häufig gestellte Fragen

Welche Dokumente können für die Beantragung einer ITIN verwendet werden?

Die wichtigsten Dokumente, mit denen Sie Ihre Identität und Ihren Status als Ausländer nachweisen können, sind ein noch nicht abgelaufener Reisepass, Visadokumente wie die Formulare I-20 oder DS-2019 und ein I-94-Reisebericht.

Ein Reisepass ist erforderlich und wird bevorzugt, da er sowohl die Identität als auch den Auslandsstatus nachweist.

Wie lange dauert es, eine ITIN zu erhalten?

In verkehrsarmen Zeiten, in denen es keine Verzögerungen gibt, sollten Sie 6 Wochen einplanen. Während der Steuersaison (Januar-April) kann es jedoch aufgrund des hohen Antragsaufkommens beim IRS über 6 Monate dauern.

Läuft meine ITIN ab?

Ja, ITINs verfallen, wenn sie in den letzten drei Jahren nicht mindestens einmal für eine Bundessteuererklärung verwendet wurden. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre ITIN aktiv halten.

Kann ich den Status meines ITIN-Antrags verfolgen?

Ja, Sie können die ITIN-Abteilung des IRS 10 Wochen nach Einreichung Ihres Antrags anrufen, um den Bearbeitungsstatus zu überprüfen.