Beantragung einer Arbeitgeber-Identifikationsnummer für US-Unternehmen in ausländischem Besitz

Last Updated on 17 März 2024 by Marco

Der Betrieb eines Unternehmens in den Vereinigten Staaten erfordert eine ordnungsgemäße Registrierung und die Einhaltung von Steuervorschriften, unabhängig vom Wohnsitz des Eigentümers.

Ein wesentlicher Bestandteil ist die Beschaffung einer Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN), die auch als Federal Employer Identification Number (FEIN) oder Federal Tax Identification Number (FTIN) bezeichnet wird.

Dieser Artikel bietet ausländischen Geschäftsinhabern eine Anleitung zu folgenden Themen:

• EIN-Anforderungen für die IRS und Banken
• Welche Informationen Sie für die Beantragung benötigen
• Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ausfüllen des IRS-Formulars SS-4

Wann verlangt der IRS eine EIN?

Für Unternehmen mit gebietsfremden Eigentümern schreibt der IRS die Hinterlegung einer EIN vor.

Diese Identifikationsnummer ist erforderlich für:

• Mitarbeiter – Jedes Unternehmen mit bezahlten Mitarbeitern muss für Steuerzwecke eine EIN haben.
• Mehrere Mitglieder: Unternehmen, die als Partnerschaften, LLCs, Trusts und Nachlässe strukturiert sind, benötigen eine EIN, wenn es mehr als einen Eigentümer oder ein Mitglied gibt.
• Kapitalgesellschaften – Die Gründung einer Gesellschaft nach staatlichem Recht erfordert eine EIN, soweit es die IRS betrifft.
• Verbrauchssteuern: Für die Einreichung von Verbrauchssteuererklärungen auf Bundesebene ist ein EIN erforderlich.
• Bankkonten: Die Banken benötigen die Nummer, um ein Geschäftskonto zu eröffnen.
• Vermögensschutz: Die Verwendung einer EIN und eines Geschäftskontos trägt dazu bei, das Unternehmensvermögen rechtlich vom Privatvermögen der Eigentümer zu trennen.

Warum Unternehmen in ausländischem Besitz EINs benötigen

Abgesehen von der Einhaltung der IRS-Regeln bringt eine EIN auch Vorteile mit sich:

• Öffnet die Türen für Geschäftskonten und -dienstleistungen
• Unterscheidet zwischen geschäftlichen und privaten Geldern
• Zeigt eine legitime Unternehmensstruktur an
• Ermöglicht eine einfachere zukünftige Unternehmensbewertung

Für Kapitalgesellschaften und größere Personengesellschaften erhöht die Trennung der Finanzen die Glaubwürdigkeit bei Banken und potenziellen Geschäftspartnern.

Kleinere Unternehmen profitieren von der Trennung von Einnahmen und Ausgaben auf speziellen Konten.

Sammeln von EIN-Antragsinformationen

Die Einreichung eines vollständigen IRS-Formulars SS-4 beschleunigt die Bearbeitung und verhindert Ablehnungen oder Verzögerungen.

Diese Angaben sind erforderlich:

• Verantwortliche Partei: Name eines Eigentümers oder einer Führungskraft, der/die letztendlich für die Einhaltung der Steuervorschriften verantwortlich ist.
• Informationen zum Unternehmen: Offizielle und DBA-Namen; Postanschrift; Art der juristischen Person; Datum der Gründung oder Eintragung.
• Mitarbeiterdaten: Helfen Sie dabei, die Zuständigkeiten für die Einreichung je nach Mitarbeiterzahl zu bestimmen.
• Klassifizierung des Unternehmens: Standard Industrial Classification (SIC) Code und Beschreibung der Geschäftstätigkeit.

Auch Finanzinstitute benötigen zusätzliche Unterlagen, um Konten zu eröffnen.

• Dokumentation der Eigentümerschaft: Organisations-/Gründungszertifikat, Betriebsvereinbarung, Erklärung zur Information
• Identifizierungsdokumente: Lichtbildausweise, Adressnachweis für Eigentümer mit >20% Anteilen

Beantragung einer EIN als Nicht-Resident

Da Gebietsfremde keine Sozialversicherungsnummer haben, ist eine Online-Beantragung der EIN über die Website des IRS nicht möglich. Der herkömmliche Weg besteht darin, ein ausgefülltes Formular SS-4 per Fax einzureichen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Zugang zum leeren IRS-Formular SS-4
2. Geben Sie die Unternehmensinformationen gemäß den Antragsanforderungen ein
3. Faxen Sie das unterzeichnete und ausgefüllte Dokument an (855) 641-6935
4. Sie erhalten ein Fax mit dem eingereichten Formular und der EIN-Zuweisung zurück
5. Sie erhalten ein offizielles Schreiben des IRS CP 575G per Post an die Firmenadresse

Die Bearbeitungszeiten variieren von ein paar Tagen bis zu mehreren Wochen, abhängig von der Arbeitsbelastung durch den IRS. Der Versand von SS-4-Anträgen per Post ist zwar eine Option, aber das Faxen beschleunigt den Prozess.

Häufig gestellte Fragen

Braucht jedes Unternehmen in ausländischem Besitz eine EIN?

Ja, die IRS benötigt EINs, um Geschäftsaktivitäten in den Vereinigten Staaten zu Steuer- und Compliance-Zwecken zu verfolgen. Auch Banken benötigen Identifikationsnummern, um Konten zu eröffnen.

Kann die verantwortliche Partei mehr als eine EIN pro Tag beantragen?

Technisch gesehen ja, wenn Sie getrennte Anträge für verschiedene Unternehmen einreichen, aber die IRS beschränkt eine EIN pro verantwortlicher Person, um möglichen Betrug zu verhindern.

Was geschieht nach dem Faxen des Formulars SS-4?

Antragsteller erhalten ein Rückfax, das den Eingang des Antrags zusammen mit einer zugewiesenen EIN bestätigt, wenn der Antrag sofort bearbeitet wird. Das offizielle Schreiben CP 575G mit der EIN kommt 3-6 Wochen später mit der Post. Bewahren Sie dies für Ihre Unterlagen auf.

Der Erhalt einer Arbeitgeber-Identifikationsnummer ermöglicht es ausländischen Staatsangehörigen, in Amerika legal zu arbeiten und Bankgeschäfte zu tätigen. Wenn Sie die korrekten Antragsverfahren befolgen, verkürzen sich die Wartezeiten für den Aufbau Ihres Unternehmens in den USA. Wenden Sie sich an uns, wenn Sie eine maßgeschneiderte Beratung benötigen, um die erforderlichen Dokumente für